Customer case: Smals
In samenwerking met Smals realiseerden we in 2020 een nieuwe procesarchitectuur en IT-applicatie voor de COVID-19 contact tracing. Het resultaat: een wendbaar en schaalbaar platform dat klaar is voor de toekomst.
In samenwerking met Smals realiseerden we in 2020 een nieuwe procesarchitectuur en IT-applicatie voor de COVID-19 contact tracing. Het resultaat: een wendbaar en schaalbaar platform dat klaar is voor de toekomst.
Context
Smals is een vereniging van overheidsdiensten die ICT-services in gemeenschappelijk beheer aanbiedt en focust op de realisatie en het onderhoud van platformen en applicaties voor de sociale zekerheid en de zorgsector. Aan het begin van de coronacrisis in 2020 kreeg Smals de opdracht om de contact tracing in te richten, waaronder ook de aansturing van de callcenters. Een ongeziene opdracht onder een gigantische tijdsdruk.
Uitdagingen
Toen de tweede coronagolf over het land denderde, schakelde Smals onze expertise in om het platform en de achterliggende architectuur voor de aansturing van de callcenters te optimaliseren.
Procesoptimalisatie en generalisatie
Bij de orkestratie van de callcenters kwam heel wat kijken. Van het verwerken van testresultaten en telefoontjes tot het evalueren van PLF-formulieren en het afleveren van attesten. Eén van de uitdagingen bestond dan ook uit het efficiënt verwerken van miljoenen procesinstanties per dag.
Wekelijkse releases mogelijk maken
De vergaderingen van het overlegcomité resulteerden wekelijks in nieuwe functionaliteiten voor de applicatie, die in de meeste gevallen binnen een week moesten worden gerealiseerd. Dit ongebruikelijk hoge tempo vereiste een ontwikkelproces dat snelle iteraties mogelijk maakt.
Bedrijfsregels snel kunnen toepassen
De bedrijfsregels waren continu in beweging en varieerden per gewest. Deze complexe beslissingslogica moest niet enkel inzichtelijk zijn voor de gewesten zelf, maar moest ook vrijwel ogenblijkelijk kunnen worden gewijzigd.
Oplossingen
Een nieuwe architectuur gestoeld op de Prodigo Radar
Vanuit de noden van de gewesten dachten we na over een optimale strategie om in contacttracing te voorzien. Hierbij werd onder andere beroep gedaan op principes uit CRM (customer relationship management). Het operationaliseren van deze strategie gebeurde volgens de principes van de Prodigo Radar.
Business Automatisatie via een low-codeplatform
De resulterende IT-applicatie werd gerealiseerd gebruikmakende van businessgeoriënteerde DMN- en BPMN-modellen. De process engine Camunda werd ingezet voor het uitvoerbaar maken van deze modellen.
Belangrijke voordelen:
- De analyse (DMN- en BPMN-diagrammen) vormt de implementatie
- Het optimaal hergebruik van functionaliteiten en subprocessen
- De bedrijfslogica is in het beheer van de business (analisten)
- Het onmiddellijk doorvoeren van wijzigingen onder toezicht van IT.
Resultaten
Gestroomlijnde orkestratie
In minder dan twee maanden tijd realiseerden we samen met Smals een vernieuwde procesarchitectuur. Een complexe puzzel van processen, bedrijfs-regels, formulieren en integraties met externe partijen viel naadloos in elkaar, om zo de continuiteit van de callcenters te garanderen.
Wekelijkse nieuwe releases
Op vrijdag kwam het Overlegcomité samen, op maandag werden de vereisten gecommuniceerd en op donderdag moesten deze vereisten veelal in productie worden genomen. Een frequentie die voorheen ondenkbaar was, maar die middels het gebruik van de juiste low-code methodologie realistisch werd.
Onmiddellijk aanpasbare regels
Door de wijze waarop de bedrijfsregels in de process engine zijn geformuleerd, kunnen deze niet enkel met de business worden doorsproken, maar kunnen gewijzgde regels ook binnen enkele minuten in productie worden genomen. Een beduidend verschil in vergelijking tot een klassieke release-pijplijn.
Een toekomstgerichte applicatie
Hoewel het merendeel van de callcenters ondertussen werd gesloten, zorgt de modulaire opzet ervoor, dat verschillende componenten ook in de context van andere IT-oplossingen kunnen worden gebruikt. Dit maakt dat de investering die werd gedaan zich niet heeft beperkt tot een tijdelijke oplossing.
Meer insights
Jens bij Wonen in Vlaanderen
Jens zijn groei bij Blue Goose
Jens begon in 2023, na zijn eerste ervaring in de advocatuur, zijn carrièrebij Blue Goose. Om hem snel te laten groeien, kreeg hij gerichte opleidingen enmocht hij praktijkervaring opdoen bij klanten. Dankzij deze professionelebegeleiding ontwikkelde Jens snel zijn expertise en paste deze direct toe inzijn werk. Zo droeg hij bij aan twee belangrijke projecten voor Wonen inVlaanderen, een klant van Cronos Public Services.
Beide projecten werden gerealiseerd met het Skryv-platform, een Belgischlow-code platform dat de digitalisering van publieke dienstverleningvereenvoudigt. De flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van Skryv maaktenhet mogelijk om complexe workflows snel te vertalen naar efficiënte digitaleoplossingen. Dit verkortte niet alleen de implementatietijd, maar maakte ooksnelle aanpassingen mogelijk om te voldoen aan de veranderende behoeften vaneindgebruikers.
De projecten
Bij het project Mijn Verbouwpremie ondersteunde Jens het ervarenSkryv-team en leerde hij veel over het platform. In zijn tweede project,Kotlabel, was Jens vanaf het begin intensief betrokken. Onder begeleiding vansenior analist Johan van XTi kreeg hij de kans zijn vaardigheden verder teontwikkelen. Johan zijn expertise gaf Jens waardevolle inzichten, waardoor hijactief kon bijdragen aan het project. Samen tekenden ze de processen uit, watleidde tot een heldere structuur en een functionele oplossing die perfectaansluit op de noden van de gebruikers. Jens nam belangrijke taken op zich,zoals het analyseren van gebruikersbehoeften en het vertalen hiervan naarconcrete functionaliteiten.
"Wat ik als junior het meest waardevol vond aan dit project, wasdat ik het hele traject van begin tot eind kon volgen," vertelt Jens."Van verkennende analyses en het verzamelen van requirements tot hetopstellen van een use case diagram en work breakdown structure. Voor ik hetwist, was er een scrumteam samengesteld en zag ik het project écht vormkrijgen. Dat was voor mij een enorme meerwaarde."
Succesfactoren van de projecten
Sterke samenwerking: Beide projecten kwamen tot stand dankzij eennaadloze samenwerking tussen verschillende partijen, gericht op ééngemeenschappelijk doel.
Flexibiliteit: Tijdens het project veranderden de eisen,bijvoorbeeld rond de afhandeling van oude aanvragen. Door snel schakelen kondenwe toch de deadline halen.
Expertise in low-code: Onze ervaring met BPMN-diagrammen en hetSkryv-platform maakte het mogelijk om functionele eisen snel om te zetten inwerkende oplossingen.
Deze projecten illustreren hoe low-code technologie en een goedeprojectaanpak leiden tot concrete resultaten. Benieuwd hoe we jouw volgendedigitale uitdaging kunnen aanpakken? Neem contact met ons op!
Use case: vierkant.com
Stel je een jonge start-up voor: vierkant.com, een fictieve webshop waar klanten producten bestellen via mail, telefoon of website. Klinkt goed? Tot je ziet wat er achter de schermen gebeurt…
Herbekijk de use case uit ons recent webinar: het low-code landschap, een introductie met focus op business automation.
Probleemstelling – chaos achter de schermen
- Orders worden manueel in Excel gezet.
- Slechts één keer per dag checkt iemand de voorraad in het ERP-systeem.
- Leveringsplanningen gebeuren met een zelfgebouwd tooltje.
- Communicatie tussen afdelingen loopt via e-mail, zonder koppeling.
Iedere afdeling werkt op zichzelf met vertragingen, fouten en frustraties tot gevolg. Er is geen ruimte voor innovatie of groei. Iedereen houdt het systeem nét overeind, maar moet alle zeilen bijzetten.
Dit is geen uitzondering, maar realiteit bij veel startende bedrijven.
Oplossing – flow creëren met Business Process Automation
Met Business Process Automation (BPA) herschikken we het proces van A tot Z en zorgen we dat het hele werkproces als één georkestreerde flow loopt.
Wat verandert er concreet?
- Bestellingen lopen enkel nog via een gebruiksvriendelijke website.
- Validatie en voorraadcontrole gebeuren automatisch via API’s.
- Orders worden realtime geplaatst in het ERP en de voorraad wordt onmiddellijk afgeboekt in het systeem.
- Een slimme rule engine maakt de leveringsplanningen open bepaalt zo welke chauffeur wanneer levert.
- Klanten volgen ondertussen hun bestelling via een heldere track & trace-interface.
Kortom, doorheen het hele proces kan je steeds de status van het order opvolgen. Daarnaast is er geen mailverkeer meer tussen afdelingen die in silo’s werken en zijn er geen Excel-bestanden meer die circuleren. Alles is met elkaar verbonden en geautomatiseerd.
Waarom niet gewoon RPA?
RPA (Robotic Process Automation) kan hier ook een oplossing bieden om bepaalde taken te automatiseren, maar de focus ligt steeds bij het automatiseren van één concrete taak.
In de use case van vierkant.com hadden we nood aan iets dat verdergaat om zo het volledige proces te stroomlijnen. Dan is het gebruik van Business Process Automation logischer en doeltreffender. Denk maar aan het verschil tussen losse puzzelstukjes automatiseren versus het hele bord compleet maken.
Wat levert het op
- Consistentie in de uitvoering van ons proces
- Snellere doorlooptijd: de orderverwerkingstijd is gereduceerd van 3 dagen naar 1 uur
- Realtime zichtbaarheid in back- én frontend
- Minder fouten, lagere kosten
- Schaalbaarheid voor toekomstige groei
- Proactieve monitoring mogelijk bij problemen
Waar iedereen vroeger met Excel zat te jongleren, draait nu een geautomatiseerd systeem op volle toeren. Minder frustratie, meer focus.
Elevate your business analysis
Herbekijk de volledige webinar met een duidelijk overzicht van het low-code landschap en hoe je met BPA de manuele rompslomp in je organisatie uitfaseert.
Blijf op de hoogte van onze webinars en andere business automation expertise: volg ons op LinkedIn.
De Wereld van Low-Code Verkennen: Inzichten uit Ons Recente Webinar
Low-code is allang geen hype meer, maar een onmisbare technologie voor bedrijven die snel en efficiëntapplicaties ontwikkelen, processen automatiseren en nog veel meer. De mogelijkheden zijn eindeloos. Onlangs organiseerden we een webinar waarin we een helder overzicht gaven van het landschap en aantoonden hoe business automation organisaties wendbaarder en productiever maakt.
In deze blogpost geven we een kort overzicht van het webinar en delen we enkele belangrijke inzichten uit de interactieve Q&A-sessie.
Introductie tot Low-Code en Bedrijfsautomatisering
Tijdens de sessie bespraken we de verschillende categorieën low-code platforms, zoals gedefinieerd door Gartner, met een speciale focus op bedrijfsautomatisering. Inge illustreerde het concept met een eenvoudig praktijkvoorbeeld, waarbij ze aantoonde hoe low-code helpt om processen te stroomlijnen en efficiënter te maken.
Hoogtepunten uit de Q&A-sessie
De Q&A-sessie bood deelnemers de kans om direct vragen te stellen aan onze experts en diepere inzichten te verkrijgen over de praktische toepassingen van low-codetechnologie. Hieronder enkele vragen en antwoorden uit de sessie:
1. Licentiekosten en langetermijnvoordelen
· Vraag: Nico uitte zijn bezorgdheid over de mogelijk hoge licentiekosten van bepaalde low-code platformen. Hij vroeg zich af of de voordelen van snellere ontwikkeling deze kosten op de lange termijn compenseren.
· Antwoord: Inge erkende dat licentiekosten een belangrijke overweging zijn, maar benadrukte dat de langetermijnvoordelen van low-code, zoals minder onderhoud en snellere implementatie, de investering vaak rechtvaardigen. Ze adviseerde om een grondige businesscase-analyse uit te voeren om ervoor te zorgen dat het gekozen platform aansluit bij de behoeften en schaalbaarheidseisen van de organisatie.
2. Beperkingen in maatwerk binnen low-code platforms
· Vraag: Geert vroeg naar de"80/20-regel" en of low-code platforms minder effectief worden wanneer maatwerk meer dan 20% bedraagt.
· Antwoord: Inge bevestigde dat overmatig maatwerk binnen een low-code context uitdagingen kan opleveren, vooral bijupgrades van het platform. Ze raadde aan om een platform te kiezen dat de behoefte aan maatwerk minimaliseert en om bedrijfsprocessen af te stemmen op marktstandaarden om maximale efficiëntie te bereiken.
3. Verschillen tussen process engines en workflow tools
· Vraag: Lise vroeg naar het onderscheid tussen process engines, business automation en workflow tools.
· Antwoord: Inge legde uit dat workflow tools zich richten op het automatiseren van specifieke taken, terwijl process engines geavanceerdere mogelijkheden bieden voor het orkestreren van volledige processen, inclusief integratie met andere platforms. Hierdoor zijn ze geschikt voor uitgebreide procesautomatisering.
Conclusie
Uit de verschillende antwoorden blijkt opnieuw het belang van strategische planning en zorgvuldige platformkeuze om optimaal te profiteren van low-code.
Low-code platformen bieden een krachtige en toegankelijke manier om digitale transformatie te versnellen. Ze verlagen de technische drempel, verhogen de ontwikkelsnelheid en stimuleren innovatie binnen organisaties. Toch is een doordachte aanpak essentieel. Het succes hangt af van het kiezen van het juiste platform en de juiste strategie, afgestemd op de behoeften van het bedrijf. Low-code werkt het best als aanvulling op bestaande IT-capaciteiten, met duidelijke richtlijnen en governance. Door bewust om te gaan met deze technologie, werken bedrijven niet alleen efficiënter, maar kunnen ze ook flexibeler inspelen op toekomstige ontwikkelingen.
Wil je de volledige webinar herbekijken? Dat kan!