Allignering van business en IT
Op het ritme van Business Automation, vinden IT en business elkaar.
In elke organisatie is efficiëntie het fundament voor langdurig succes. De bedrijfsprocessen vormen hierin een cruciale rol en bouwen mee aan snellere resultaten en een duurzame groei van de organisatie. Door bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken, te optimaliseren en te automatiseren zorg je niet alleen voor een hogere efficiëntie. Hiermee breng je ook business en IT op één lijn.
Onze experten hebben ervaring met business automation in verschillende sectoren en geloven allemaal in een co-creatieverhaal waarbij open communicatie en transparante samenwerking tussen business en IT het fundament zijn voor een succesvolle implementatie van digitaliseringsprojecten. Business automation speelt hierbij een cruciale rol om twee werelden te laten samenkomen en efficiënt te laten samenwerken.
Hoe zorgt business automation voor een betere samenwerking?
In veel situaties liggen business en IT redelijk ver uit elkaar. Onder andere daarom spelen business analisten en projectmanagers zo’n belangrijke rol; zij vormen de brug tussen business en ontwikkelaars. Met business automation vervaagt die tweedeling en werken ze nauwer samen aan een gemeenschappelijk doel.
Business automation dient dus als katalysator voor een betere samenwerking:
- Om bedrijfsprocessen te automatiseren moet je deze ook documenteren en standaardiseren. Zo krijgen alle betrokkenen een duidelijk beeld van hoe bedrijfsactiviteiten verlopen. Dit zorgt voor transparantie en anticipeert op verwarring en misverstanden. De processen zorgen voor draagvlak en een gemeenschappelijke taal.
- Om bedrijfsprocessen in kaart te brengen is er vaak input nodig van zowel business als IT en worden overlegmomenten ingeburgerd (indien dit nog niet van toepassing was). Blijvende optimalisaties en updates van bedrijfsprocessen zorgen ervoor dat feedback van zowel IT als business nodig blijft, dus een langdurige, structurele samenwerking met open communicatielijnen is hier het gevolg.
- Business automation stelt bedrijven in staat om processen efficiënter te maken en tijd te besparen. Dit betekent dat zowel business als IT zich kunnen concentreren op meer strategische initiatieven in plaats van zich bezig te houden met repetitieve taken.
Vanuit business perspectief, je organisatie weet meer dan je denkt
Door medewerkers uit de business te betrekken bij het modelleren van de bedrijfsprocessen en -regels zorgen we ervoor dat die geen louter technische insteek krijgen maar vanuit een breder perspectief worden benaderd. De standaarden die wij hiervoor toepassen laten toe om complexe logica op toegankelijke wijze te representeren.
Bedrijfsregels werken we uit in SBVR (natuurlijke taal) en beslissingstabellen (DMN), terwijl we voor bedrijfsprocessen de BPMN-standaard gebruiken. Dossierbeheer? Hiervoor hanteren we eerder CMMN.
De gemodelleerde bedrijfsregels en -processen worden geconfigureerd in een gepast low-codeplatform waardoor de diagrammen inzichtelijk blijven. We kiezen altijd voor platformen die zich baseren op bovenstaande standaarden, zoals Camunda, Flowable, Skryv en vele andere. Deze aanpak verzekert een wendbaar en toekomstbestendig systeem waarbij medewerkers -na de benodigde opleiding- in staat zijn om zelf snel en adequaat in te spelen op wijzigingen in de processen en bedrijfsregels. In samenspraak met IT kunnen deze wijzigingen snel worden uitgerold. De keuze van het low-codeplatform en de opgezette governance rond wijzigingen zorgen opnieuw voor een nauwere samenwerking tussen beide partijen.
Kortom, business automation speelt een cruciale rol in het dichter bij elkaar brengen van business en IT door een gemeenschappelijke taal te creëren, transparantie te brengen en samenwerking te bevorderen. Dit leidt tot een meer agile en responsieve organisatie die beter in staat is om te voldoen aan de steeds veranderende eisen van de markt.
Meer insights
BOAT: de nieuwe koers in automatisering
Gartner heeft onlangs een nieuw Magic Quadrant gepubliceerd. Dit keer staat een opkomend domein in de schijnwerpers: Business Orchestration & Automation Technologies (BOAT). Dit is de eerste keer dat Gartner het betreffende domein, dat zij vorig jaar hebben geïntroduceerd, ook daadwerkelijk in een quadrant giet en zo de groeiende relevantie van geïntegreerde automatiseringsplatformen onderstreept.
Maar wat maakt dit domein zo belangrijk? En hoe kan het de efficiëntie en flexibiliteit van jouw organisatie verbeteren? Tijd om mee in de BOAT te stappen en ontdek wat dit domein voor jouw organisatie kan betekenen.
BOAT, wat is dat precies?
BOAT staat voor Business Orchestration & Automation Technologies en combineert het beste van verschillende werelden. Het is een nieuwe categorie van platformen die gefragmenteerde methodologieën (BPA, RPA, iPaaS, LCAP) samenvoegt binnen één platform ten behoeve van end-to-end procesorkestratie en automatisering. Zo integreert het AI en RPA bijvoorbeeld direct in jouw bedrijfsprocessen en wordt de toepassing hiervan gecoördineerd via procesorkestratie. Dit zorgt ervoor dat alle onderdelen van een proces naadloos op elkaar aansluiten.
De concrete voordelen van BOAT
Veel bedrijven zetten al jarenlang in op de automatisering van verschillende onderdelen van hun bedrijfsprocessen. Traditionele automatisering richt zich echter vaak op specifieke doelstellingen binnen deze processen zonder de processen als geheel te beschouwen. Dit is waar BOAT een duidelijke meerwaarde biedt, zowel op operationeel vlak als in een bredere strategische aanpak.
1. Kostenbesparing
BOAT combineert verschillende automatiseringsmethodologieën in één oplossing. Dit vermindert de behoefte aan afzonderlijke platformen en de bijbehorende integratiekosten. Door functionaliteiten te centraliseren dalen zowel het aantal noodzakelijke licenties als de operationele kosten. Het potentieel: een efficiëntere aanpak tegen lagere kosten.
2. Foutreductie
Door zowel menselijke als geautomatiseerde taken te stroomlijnen in één platform, wordt het aantal fouten verminderd. Of het nu gaat om routinetaken of meer complexe beslissingen, BOAT zorgt voor een consistente en betrouwbare uitvoering van jouw processen.
3. Versnelde besluitvorming
Platformen die het BOAT-principe hanteren, integreren methodologieën zoals AI en RPA, waardoor datagedreven inzichten sneller beschikbaar zijn en repetitieve bottlenecks worden weggewerkt. Dat maakt de besluitvorming efficiënter en beter onderbouwd.
4. Verbeter de gebruikservaring
Met één uniform platform werkt zowel de configurator als de eindgebruiker niet meer in versnipperde systemen. Bij problemen of onderzoeken dien je dus niet langer verschillende platformen te raadplegen om te achterhalen wat er misloopt. Gebruikers kunnen zich focussen op één platform waardoor sneller expertise wordt opgebouwd. Het resultaat? Een eenvoudige en naadloze gebruikerservaring voor zowel IT, business als externe gebruikers.
Wat betekent het nieuwe Gartner quadrant?
De introductie van dit quadrant is een belangrijk signaal. Het bevestigt dat de toekomst van automatisering niet ligt in afzonderlijke platformen met ieder hun eigen specialisatie, maar in geïntegreerde platformen die processen, systemen en mensen orkestreert. Toch brengt dit eerste BOAT-quadrant de nodige verwarring met zich mee. Wanneer je de lijst met leveranciers bekijkt, zie je namelijk een mix van platformen die van origine op compleet verschillende domeinen focussen: van procesorkestratie en RPA tot iPaaS en zelfs Customer Relationship Management.
Deze brede samenstelling maakt het quadrant lastig te interpreteren. Hoe vergelijk je een platform met een sterke focus op integratie (iPaaS) immers met een oplossing die uitblinkt in business process automation (BPA)? Het is appelen met peren vergelijken, en dat zorgt voor onduidelijkheid bij het maken van de juiste keuze. Om dit nieuwe landschap echt te begrijpen, heb je meer nodig dan alleen de visuele presentatie. Je moet de achtergrond en zowel de sterktes als de zwaktes van het platform van elke leverancier doorgronden.
Bij Blue Goose volgen we de evolutie van automatiseringsmethodologieën op de voet. Steeds meer platformen breiden hun functionaliteit en integratiemogelijkheden uit, waardoor ze dichter naar het BOAT-principe evolueren. Door actief de markttrends en product roadmaps op te volgen, kunnen wij steeds onderbouwd advies geven. Zo maak jij keuzes die niet enkel vandaag van toepassing zijn, maar ook morgen standhouden.
Neem snel contact met ons op. Samen kijken we naar de beste oplossingen voor jouw organisatie, zodat je maximaal kunt profiteren van alles wat BOAT te bieden heeft.
Het succesverhaal van Jens bij Wonen in Vlaanderen
Jens zijn groei bij Blue Goose
Jens begon in 2023, na zijn eerste ervaring in de advocatuur, zijn carrière bij Blue Goose als business automation analist. Om hem in hoog tempo te laten groeien, kreeg hij gerichte opleidingen (zoals BPMN en decision management) en mocht hij praktijkervaring opdoen bij klanten. Dankzij deze professionele begeleiding ontwikkelde Jens snel zijn expertise en paste deze direct toe in zijn werk. Zo droeg hij bij aan twee belangrijke business automation-projecten voor 'Wonen in Vlaanderen', een klant van Cronos Public Services.
Beide projecten werden gerealiseerd met het Skryv-platform, een Belgisch low-code platform dat de digitalisering van publieke dienstverlening vereenvoudigt. De flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van Skryv maakten het mogelijk om complexe workflows vlot te vertalen naar efficiënte digitale oplossingen. Dit verkortte niet alleen de implementatietijd, maar maakte ook snelle aanpassingen mogelijk om te voldoen aan de veranderende behoeften van eindgebruikers.
Zijn projecten bij Wonen in Vlaanderen
Bij het project 'Mijn Verbouwpremie' ondersteunde Jens het ervaren Skryv-team en leerde hij veel over het platform.
In zijn tweede project 'Kotlabel' was Jens vanaf het begin intensief betrokken.
Onder begeleiding van senior analist Johan van XTi scherpte hij zijn analyse-skills aan. Johan zijn expertise gaf Jens waardevolle inzichten, waardoor hij actief kon bijdragen aan het project. Samen tekenden ze de processen uit: een heldere structuur en een functionele oplossing die perfect aansluit op de noden van de gebruikers waren het resultaat. Jens nam belangrijke taken op zich, zoals het analyseren van gebruikersbehoeften en het vertalen hiervan naar concrete functionaliteiten. Dit zorgde ervoor dat de wensen van de gebruikers doorvertaald werden in een gebruiksvriendelijke applicatie.
"Wat ik als junior het meest waardevol vond aan dit project, was dat ik het hele traject van begin tot eind kon volgen," vertelt Jens. "Van verkennende analyses en het verzamelen van requirements tot het opstellen van een use case diagram en work breakdown structure. Voor ik het wist, was er een scrum-team samengesteld en zag ik het project écht vorm krijgen. Dat was voor mij een enorme meerwaarde."
Succesfactoren van de projecten
- Sterke samenwerking: Beide projecten kwamen tot stand dankzij een naadloze samenwerking tussen verschillende partijen.
- Flexibiliteit: Tijdens het project veranderden de eisen, bijvoorbeeld rond de afhandeling van oude aanvragen. Door snel schakelen konden we toch de deadline halen.
- Expertise in low-code: Onze ervaring met BPMN-diagrammen en het Skryv-platform maakte het mogelijk om functionele eisen snel om te zetten inwerkende oplossingen.
Deze projecten illustreren hoe low-code technologie en een goede projectaanpak leiden tot concrete resultaten.
Benieuwd hoe we jouw volgende digitale uitdaging kunnen aanpakken? Neem contact met ons op!
Use case: vierkant.com
Stel je een jonge start-up voor: vierkant.com, een fictieve webshop waar klanten producten bestellen via mail, telefoon of website. Klinkt goed? Tot je ziet wat er achter de schermen gebeurt…
Herbekijk de use case uit ons recent webinar: het low-code landschap, een introductie met focus op business automation.
Probleemstelling – chaos achter de schermen
- Orders worden manueel in Excel gezet.
- Slechts één keer per dag checkt iemand de voorraad in het ERP-systeem.
- Leveringsplanningen gebeuren met een zelfgebouwd tooltje.
- Communicatie tussen afdelingen loopt via e-mail, zonder koppeling.
Iedere afdeling werkt op zichzelf met vertragingen, fouten en frustraties tot gevolg. Er is geen ruimte voor innovatie of groei. Iedereen houdt het systeem nét overeind, maar moet alle zeilen bijzetten.
Dit is geen uitzondering, maar realiteit bij veel startende bedrijven.
Oplossing – flow creëren met Business Process Automation
Met Business Process Automation (BPA) herschikken we het proces van A tot Z en zorgen we dat het hele werkproces als één georkestreerde flow loopt.
Wat verandert er concreet?
- Bestellingen lopen enkel nog via een gebruiksvriendelijke website.
- Validatie en voorraadcontrole gebeuren automatisch via API’s.
- Orders worden realtime geplaatst in het ERP en de voorraad wordt onmiddellijk afgeboekt in het systeem.
- Een slimme rule engine maakt de leveringsplanningen open bepaalt zo welke chauffeur wanneer levert.
- Klanten volgen ondertussen hun bestelling via een heldere track & trace-interface.
Kortom, doorheen het hele proces kan je steeds de status van het order opvolgen. Daarnaast is er geen mailverkeer meer tussen afdelingen die in silo’s werken en zijn er geen Excel-bestanden meer die circuleren. Alles is met elkaar verbonden en geautomatiseerd.
Waarom niet gewoon RPA?
RPA (Robotic Process Automation) kan hier ook een oplossing bieden om bepaalde taken te automatiseren, maar de focus ligt steeds bij het automatiseren van één concrete taak.
In de use case van vierkant.com hadden we nood aan iets dat verdergaat om zo het volledige proces te stroomlijnen. Dan is het gebruik van Business Process Automation logischer en doeltreffender. Denk maar aan het verschil tussen losse puzzelstukjes automatiseren versus het hele bord compleet maken.
Wat levert het op
- Consistentie in de uitvoering van ons proces
- Snellere doorlooptijd: de orderverwerkingstijd is gereduceerd van 3 dagen naar 1 uur
- Realtime zichtbaarheid in back- én frontend
- Minder fouten, lagere kosten
- Schaalbaarheid voor toekomstige groei
- Proactieve monitoring mogelijk bij problemen
Waar iedereen vroeger met Excel zat te jongleren, draait nu een geautomatiseerd systeem op volle toeren. Minder frustratie, meer focus.
Elevate your business analysis
Herbekijk de volledige webinar met een duidelijk overzicht van het low-code landschap en hoe je met BPA de manuele rompslomp in je organisatie uitfaseert.